ANNONCE
En grafisk designer sidder med de sidste rettelser til en kundes brochure. Billederne er på plads, typografien er godkendt, og filen skal sendes til trykkeriet inden fyraften. Men pludselig kan dokumentet ikke åbnes.
For kreative virksomheder kan tekniske problemer være mere end et irritationsmoment. Når en vigtig fil forsvinder, eller programmerne ikke fungerer, kan det påvirke både leverancer, økonomi og kunderelationer.
I Aarhus arbejder mange selvstændige og mindre bureauer med grafisk design, kommunikation, foto og digital produktion. Fælles for dem er, at det kreative arbejde ofte afhænger af stabile computere og adgang til store mængder digitalt materiale.
Derfor fortjener virksomhedens IT mindst lige så meget omtanke som valg af programmer og arbejdsudstyr.
Store designfiler kræver mere end en hurtig computer
Grafisk arbejde stiller særlige krav til den digitale arbejdsplads.
Billeder i høj opløsning, videomateriale og omfattende layoutfiler kan optage meget lagerplads. Samtidig skal flere programmer ofte være åbne, mens medarbejderne arbejder.
Hvis computeren er for langsom, eller lagerpladsen er ved at være brugt op, kan selv almindelige opgaver tage unødigt lang tid.
Men det handler ikke kun om computerens ydeevne.
I et designbureau skal medarbejderne også kunne finde de rigtige filer og dele materialet med kolleger og kunder.
Når flere personer arbejder på samme projekt, kan der hurtigt opstå forvirring om versionerne. Hvilken fil indeholder kundens seneste rettelser? Og hvilken udgave er faktisk blevet godkendt til produktion?
Her kan fælles filstruktur og versionsstyring gøre arbejdsdagen mere overskuelig.
Visse cloudbaserede designværktøjer har allerede funktioner til versionshistorik og samarbejde. Men mulighederne varierer mellem programmer og abonnementer, og virksomheden bør undersøge, hvordan de passer til arbejdsprocesserne.
Det er samtidig værd at fastlægge, hvor originale projektfiler, godkendte leverancer og arkiveret kundemateriale skal opbevares.
En tydelig mappestruktur lyder måske mindre spændende end nyt designsoftware, men kan spare mange timers søgen efter filer.
Når flere kreative arbejder sammen, skal IT-systemerne følge med
Et mindre bureau kan begynde med én designer og en håndfuld faste kunder.
Efterhånden kommer der måske fotografer, tekstforfattere eller eksterne grafikere ind over projekterne.
Så skal flere personer kunne dele materiale, kommentere udkast og holde styr på godkendelser.
Det kan være fristende at sende filer frem og tilbage via e-mail, men den løsning bliver hurtigt uoverskuelig, når et projekt indeholder mange rettelser.
I stedet kan det være nyttigt at gennemgå virksomhedens digitale arbejdsgange og undersøge mulighederne for fælles dokumenthåndtering.
Et godt udgangspunkt er at få styr på:
- Filstruktur: Hvor gemmes projektmateriale, færdige leverancer og kundernes godkendelser?
- Brugeradgange: Hvilke filer skal eksterne samarbejdspartnere kunne åbne?
- Backup: Kan vigtige arbejdsfiler genskabes efter fejl eller datatab?
- Programmer og licenser: Hvem administrerer de kreative værktøjer og virksomhedens øvrige software?
- Support: Hvem skal kontaktes, hvis et teknisk problem truer en deadline?
For virksomheder uden egen IT-afdeling kan ekstern hjælp være relevant.
Azend tilbyder IT-support, drift, cloudløsninger og sikkerhed til virksomheder i Aarhus-området. Hvis du vil undersøge, hvordan Azend arbejder med IT-support i Aarhus, så læs her.
Virksomheden har kontor på Godthåbsvej 27 i Skanderborg og hjælper kunder i Aarhus gennem fjernsupport og fysisk assistance efter behov.
Et kreativt bureau behøver ikke nødvendigvis en omfattende driftsaftale. Nogle gange kan en gennemgang af eksisterende filopbevaring, netværk og arbejdsstationer være et godt sted at begynde.
God backup er en del af det kreative arbejde
En af de vigtigste opgaver er at beskytte de filer, virksomheden allerede har produceret.
For et designbureau kan projektmapper indeholde mange timers arbejde, kundernes originale billedmateriale og dokumenter, som senere skal bruges til nye kampagner.
Hvis oplysningerne går tabt, kan de være vanskelige eller umulige at genskabe.
Derfor bør virksomheden have en fast procedure for sikkerhedskopiering.
Sikkerdigital.dk anbefaler, at virksomheder tager backup af deres kritiske data og jævnligt tester, om kopierne faktisk kan genskabes.
Det er også vigtigt at skelne mellem almindelig filsynkronisering og en selvstændig backup. Hvis en fejl eller uønsket ændring bliver synkroniseret, er det ikke sikkert, at synkroniseringen alene kan redde den tidligere filversion.
En løsning bør derfor vurderes ud fra, hvor hurtigt materialet skal kunne genskabes, og hvor meget arbejde virksomheden kan tåle at miste.
Det er desuden værd at overveje, hvem der har ansvaret for filerne, når et projekt afsluttes.
Hvis materialet ligger på en freelancers private konto, kan virksomheden få problemer med at finde det igen senere.
En fast procedure for overdragelse og arkivering kan derfor være lige så vigtig som selve backupteknologien.
Azend tilbyder både faste IT-driftsaftaler og timebaseret hjælp. For kreative virksomheder kan det være relevant at afklare, hvordan support, sikkerhedskopiering og medarbejdernes digitale arbejdspladser bedst understøttes.
Teknologien skal dog ikke gøre det kreative arbejde mere kompliceret.
Den skal tværtimod give designere, fotografer og andre kreative medarbejdere mulighed for at koncentrere sig om deres fag.
Når filer er tilgængelige, adgange er under kontrol, og der findes en plan for tekniske problemer, bliver det lettere at overholde deadlines og levere det arbejde, kunderne forventer.
